일을 하다보면 출장이나 외근을 나가는 경우가 생기죠? 또 공휴일, 휴가철, 병가 등의 이유로 부재중을 알리는 자동응답 메일이 필요할 때가 있답니다. 이외에도 회사 내 컴퓨터 시스템/서버 업데이트를 하는 동안에도 회신을 줄 수 없는 상황이 발생할 수 있겠죠. 그래서 대표적인 3가지 사유를 뽑아 그에 따른 부재중 메일 작성법을 준비해봤어요. 그럼 원문부터 보겠습니다.
[비즈니스 영어 이메일 02-1.부재중 이메일 자동회신편] - (출장/외근/휴가/공휴일)
Automatic Reply 01: Short response for Vacation] - (Simple)
Thanks for your email. I am out of the office Monday December 12th.
I will respond to your mail on my return.
Kind Regards,
은정
Marketing Director(직책,직위)
ABC Company.(회사명)
(밑줄친 부부는 아래 메일내용부터 생략하겠습니다.)
보내주신 메일 감사합니다. 12월 12일 월요일에는 사무실에 없습니다. 돌아오는대로 답변 드리겠습니다.
와 같이 심플하게 표현할 수 있어요.(실제로 바이어로 부터 받은 회신내용인건 비밀>-<)
Automatic Reply 01: Short response for Vacation - (Formal)
Thank you for your email. I won’t be in the office from 16th April to 20th April.
Please expect a reply latest on Monday, 23rd April, which is my return date.
If your inquiry is urgent, you may contact Kevin(사람이름) at (이메일주소)
However, I will respond to your email as soon as I can, when I return.
Thank you for your patience.
4월16일부터 4월20일까지 제가 사무실에 없을 예정입니다. 4월23일, 돌아오는 월요일에 회신 드리겠습니다. 만약 급한 용무이시라면 Kevin 연락처로 문의 하시면 됩니다. (메일주소) 돌아오는 대로 가능한 한 빨리 답장을 드리겠습니다. 양해해 주셔서 감사합니다.
(이렇게 좀 더 구체적인 설명과 함께 급한 문의건을 대비한 비상연락처를 남겨준다면 상대방으로 하여금 배려받는 느낌을 줄 수 있겠죠?)
한가지 경우만 더 살펴볼까요? 작년 크리스마스 시즌에 바이어로 부터 받은 회신 일부를 발췌했어요.
Automatic Reply 01: Short response for Vacation - (Holiday)
Please note that I am out of the office for the remainder of the week on vacation.
For immediate assistance please contact Kevin 이메일주소 / 전화번호
Also - our offices are closed in observance of Christmas, Monday, December 25th, and Tuesday, December 26th. We will return Wednesday the 27th.
Thank you and Merry Christmas,
이번주 남은 휴가기간동안 제가 사무실에 없을 예정이니 참고하시기 바랍니다.
즉각적인 도움이 필요할 시 Kevin에게 연락 바랍니다.(이메일/전화번호)
더불어 저희 사무실은 크리스마스를 기념하여 12월 25일 월요일, 12월 26일 화요일간 문을 닫습니다.
저희는 27일 수요일에 돌아올 거에요. 감사합니다 그리고 메리 크리스마스.
같은 맥락에서 사용할 수 있는 관련 예문으로는 아래와 같은 문장을 들 수 있어요.
* During this period I will have limited access to my email.
* For immediate assistance please contact me on my cell phone at (your cell phone number).
어떤가요? 상황별로 저장해뒀다가 때에 맞춰서 자동회신 설정해놓으면 유용할 것 같지 않나요?
부재 시에 위와 같은 메일을 미리 준비해두는 것도 비즈니스 에티켓 중 하나라고 하더라구요. 현재 나의 상황을 짧게나마 설명하고 양해를 구한다는 메일을 전달해주면 상대방도 무작정 기다리지 않겠죠?
어머, 벌써 시간이!?>-< // 원래라면 추가로 2가지 상황에 대한 부재중 메일을 더 다루려고 했는데 조금 길어질 것 같아 02-1편, 02-2편으로 나눠서 소개드릴게요.
다음편에서는 아래 두 상황을 대비한 메일을 작성해볼거에요.
[Automatic Reply 02: During Service Upgrade]
[Automatic Reply 03: Too Many E-mails to Manage]
추가로 다뤄줬으면 하는 주제나 혹은 제 글에 대한 피드백이 있으시다면 언제든 환영이랍니다~
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